Très répandu dans le cadre appels d’offres pour sélectionner le prestataire (ou soumissionnaire), on distingue parfois deux types de cahiers des charges (CDC). Le CDC technique qui s’intéresse aux exigences et contraintes techniques du besoin et le cahier des charges fonctionnel (CdCF) qui se concentre plutôt sur la manière dont la solution y répond (à quoi servent les fonctions et comment cela fonctionne).  

A travers cet article, notre agence de communication vous explique ce qu’il faut savoir sur le CDC. Nous vous conseillerons sur la manière de présenter et d’organiser vos idées afin d’éviter les écueils et de vous assurer une bonne compréhension de vos besoins.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Le CDC est un document qui doit être respecté pour mener à bien la conception d’un projet. Il a pour but de formaliser les besoins de l’entreprise et de les expliquer aux différents parties prenantes du projet (l’équipe ou le service concerné par le besoin d’une part et le prestataire d’autre part). Il cadre les missions des acteurs impliqués et organise la relation client / fournisseur tout au long du projet. C’est donc l’outil de communication privilégié entre la maîtrise d’ouvrage (le client) et la maitrise d’œuvre (le fournisseur).

C’est un document contractuel, c’est-à-dire qu’il crée des obligations juridiques (de moyen ou de résultat) vis-à-vis du fournisseur mais il ne remplace pas le contrat commercial (un devis ou bon de commande par exemple).

Pour quel type de besoins doit-on avoir recours au CDC ?

Notre agence vous conseille de faire rédiger ou de rédiger systématiquement un CDC pour tous vos projets susceptibles d’affecter l’organisation opérationnelle ou stratégique de l’entreprise. Par exemple lors du déploiement d’un nouvel ERP, d’un CRM ou si vous envisagez de passer au e-commerce pour vous adresser aux consommateurs.

Structure d’un cahier des charges

Depuis février 2013, en France, c’est la norme NF EN 16271 qui décrit la structure du CdCF mais également de l’analyse et l’expression fonctionnelle du besoin. Cette norme européenne, s’applique à tous les secteurs d’activités (y compris le tertiaire).

Il peut s’avérer laborieux et difficile de respecter stricto sensu la norme promue par l’AFNOR évoquée plus haut. Aussi, pour vos projets nous vous recommandons, pour structurer votre cahier des charges, d’y inscrire a minima certaines rubriques importantes empruntées au plan de cette norme.

Ceci afin de vous assurer la parfaite compréhension du contexte dans lequel est né ce besoin, les contraintes auxquelles font face votre entreprise et surtout  pour y mettre à plat votre besoin, vos idées de la manière la plus explicite possible et ainsi éviter tout malentendu avec le futur fournisseur.

Voici une méthodologie pour décrire un CDC bien structuré :

1) Contexte et présentation du projet

Dans cette rubrique il s’agit de présenter votre entreprise ou structure, le ou les services concernés par le besoin ainsi le cheminement de votre réflexion qui a conduit à ce besoin. Vous devez y décrire ce que l’on appelle le contexte (économique, technologique, technique, commercial, juridique…etc.). Si vous le souhaitez, vous pouvez également mentionner un historique de projets similaires.

Par exemple : « Création d’un site internet e-commerce » pour une entreprise de distribution et d’installation de chaudières aux particuliers.

Contexte : actuellement, la société commercialise les produits en point de vente et installe et réalise la maintenance des chaudières chez les particuliers en Ile de France. Nous ne disposons pas d’une visibilité sur le canal web malgré de nombreuses demandes clients.

Objectif : capter de nouvelles parts de marchés sur internet, agrandir notre zone de chalandise et offrir un nouveau canal de communication et des services en rapport avec les habitudes de consommation de nos jeunes clients.

Historique : site de e-commerce fait en internet en 2011 mais fermé pour cause de piratage.

2) Besoins et contraintes

Dans cette seconde rubrique, il faut décrire la solution attendue via l’analyse et l’expression des besoins fonctionnels, ses contraintes et exigences.

Par exemple :

Besoins : la solution doit proposer la vente, des créneaux d’intervention et nos forfaits de maintenance ce en ligne.

Besoins fonctionnels : le créneau de réservation du client doit mettre à jour l’agenda des équipes d’intervention, la solution doit pouvoir être administrable en interne via un back-office simple et ergonomique, le prestataire devra proposer une formation pour les opérationnels.

Contraintes : le site internet devra respecter notre charte graphique, il devra être adaptable sur tous les écrans, il devra sécuriser les données personnelles de nos clients lors des achats.

3) Objectifs et résultats attendus

Vous devez expliquer les objectifs ou résultats attendus dans le cadre de ce projet conditionnant le choix du prestataire.

Par exemple :

Résultats attendus : intégration de notre catalogue de 150 produits et de notre base de données clients, création d’un tunnel d’achat permettant la génération de leads qualifiés, développement d’une fonctionnalité d’envoi de newsletter.

Exigences : nous souhaitons conserver notre nom de domaine utilisé pour nos adresses mail, mise en ligne dans trois mois.

4) Cadrage du projet et modalités de réponse

Vous pouvez y décrire le planning global du projet. Par exemple sous la forme d’une timeline présentant vos délais de prise de décision (date limite de réception des offres, date d’entretiens avec les fournisseurs), délais de développement, recette, date de déploiement ou de mise en ligne de la solution.  Vous pouvez également spécifier les modalités de participation, vos attentes vis-à-vis des candidats et vos critères d’acceptation des dossiers de réponse.

Par exemple :

Modalités de participation : Les propositions devront être transmises en version électronique par e-mail.  La date limite est fixée au JJ/MM/AAAA. Une réunion de présentation aura lieu les JJ et JJ MM AAAA pour les candidats retenus en short-list.

Demandes d’informations complémentaires : Les participants peuvent soumettre leurs questions tout au long de la phase de constitution de leur dossier de réponse à : Nom du maitre d’œuvre / E-mail : prenom.nom@societe.fr

Attentes vis-à-vis des candidats :

Le maître d’ouvrage devra travailler particulièrement à l’ergonomie des écrans (en particulier sur les mobiles), la sélection et la mise en œuvre du CMS.

Pour aboutir à une réponse formalisée sur la mise en œuvre des points suivants : développement / paramétrage de la solution web proposée, sa cohérence avec les autres supports de communication de la société.

Critères de sélection des dossiers :

Critères qualitatifs à savoir une bonne compréhension des contraintes de notre société (contexte, enjeux, contraintes organisationnelles, problématiques) ; présentation de références clients sur des projets similaires (exemples visuels ou cas clients) ; répartition de la main d’œuvre sur la durée du projet et méthodologie de gestion de projet.

Critères commerciaux : respect du budget (mise en place et maintenance) et clarté de l’offre commerciale ; engagement de délais de réalisation, perspectives d’accompagnement sur le long terme.

Contenu des offres : documents de présentation du prestataire (plaquette commerciale, brochure, site internet) ; références clients, compréhension des contraintes et du contexte,  description des solutions envisagées, méthodologie de gestion de projet, estimation budgétaire (initiale, de maintenance, coûts d’exploitation, options).

Conclusion

Notre agence vous conseille de faire rédiger ou de rédiger systématiquement un CDC pour tous vos projets susceptibles d’affecter l’organisation opérationnelle ou stratégique de l’entreprise.

Un audit des services impactés par le projet est fortement conseillé afin de recueillir les besoins et les idées des opérationnels. Nous vous conseillons d’ailleurs d’avoir recours à une agence ou un cabinet externe, en particulier lorsque l’entreprise ne dispose pas des connaissances techniques pour la définition de votre besoin ou bien si vous n’êtes pas rompu à l’exercice de la rédaction de ce document. Ainsi, vous vous assurerez que votre projet est réaliste et de sa faisabilité sur le plan technique, technologique, temporel ou encore budgétaire.

En outre, nous vous conseillons d’exiger la signature d’un accord de confidentialité à l’égard des soumissionnaires en particulier si votre projet concerne une idée novatrice ou relevant de la propriété intellectuelle.

Références : NF EN 16271 Février 2013 – AFNORhttps://www.boutique.afnor.org

Comment CDKIT vous accompagne dans votre projet ?

Notre agence de communication accompagne les TPE et PME dans la gestion de leurs projets à forte valeur ajoutée. Nous proposons un large éventail de services et de formules d’accompagnement afin d’atteindre vos ambitions notamment :

  • Rédaction de cahier des charges.
  • Déploiement de solutions ERP / CRM.
  • Développements web spécifiques.
  • Formation d’utilisateurs.

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