La déclaration du confinement par le chef de l’état le 16 mars dernier a imposé à toutes les entreprises de prendre des mesures exceptionnelles pour poursuivre leur activité tout en assurant la sécurité de leurs salariés.
Pour celles produisant des produits ou des services de première nécessité comme l’alimentaire, les banque ou encore le transport, il fallait pouvoir mettre en place des mesures sanitaires drastiques et contraignantes : fourniture de masques, gel hydroalcoolique et moyens organisationnels pour respecter les gestes barrières. Le cas échéant, les salariés pouvaient avoir recours à leur droit de retrait prévu par le code du travail et les employeurs au dispositif massif de chômage partiel mis en place par le gouvernement.
Les autres entreprises du secteur tertiaire, ont dû changer leurs habitudes face à l’épidémie. Certaines d’entre elles ont dû bouleverser l’organisation du travail pour mettre en place le télétravail.
Grâce à son activité en lien étroit avec l’informatique, la digitalisation de la relation client et l’emploi d’outils collaboratifs pour produire, le secteur de la communication est déjà coutumier du télétravail et logiquement organisé pour le maintien de l’activité à distance.
« La transition depuis nos bureaux à effet été fluide. Ainsi, tous nos collaborateurs travaillent chez eux depuis le 16 mars. Chez CDKIT, le service commercial et le service production sont distinct mais travaillent en synergie ».
Pour ce faire, nos collaborateurs disposent d’un accès à distance à nos outils de gestion de la relation client, d’un ordinateur ou encore des logiciels nécessaires pour la production des supports de communication. Nous mettons en place des réunions de travail régulières en interne pour assurer le management des équipes, diffuser les bonnes pratiques et pour le suivi des projets de nos clients.
Nous avons également mis en place le dispositif de chômage partiel en raison de la baisse d’activité du service commercial et fonctionnons en effectifs réduits depuis la mi-mars.
« Il était primordial pour nous de maintenir la relation avec nos clients et de pouvoir répondre à leurs besoins et adapter leur plan marketing et supports de communication en période de crise sanitaire. »
Notre CRM permet par exemple au service commercial, lorsqu’il détecte un nouveau projet chez un client de pouvoir facilement transmettre le briefing au service production et ce dernier pourra tenir informé le service commercial de l’avancement du projet de son client.
« Les prestations web, informatiques et réseaux que propose l’agence sont accompagnées de forfaits de maintenance, de gestion des noms de domaines, et d’administration de l’hébergement et souvent de la gestion des boites mail de nos clients »
Notre agence se devait donc de s’organiser pour maintenir la continuité de ses services pour ses clients qui, plus que jamais, devaient avoir un accès sans discontinuité à leurs boites mails, CRM et demandes de devis par le biais des formulaires de contact de leur site internet.
Pour se faire, nous avons mis à disposition de nos clients plusieurs canaux qui leur permettent de nous faire remonter leurs demandes de dépannage, de remontées de dysfonctionnement ou simplement de questions. De plus, chaque client dispose d’un accès à son espace client. Ce dernier est sécurisé et propre à chaque entreprise. Il lui permet de faire des demandes de tickets au service production ou encore de consulter ses contrats et ses factures.
Pour ce qui concerne les nouveaux projets ou ceux déjà en cours, de nombreux clients ont souhaité « mettre à profit le confinement » pour poursuivre la prestation. Ainsi, de nombreux briefings créatifs sont organisés par Skype ou par téléphone en fonction des possibilités de chacun. Nous réceptionnons l’ensemble des contenus de productions de nos clients par Slack, par mail et via Wetransfer ou FTP pour les fichiers les plus volumineux. Ces documents de travail sont ensuite centralisés sur le NAS de l’agence pour les rendre accessibles de tous nos collaborateurs.
« Nous restons réactifs pour réaliser chiffrages et propositions commerciales. »
Notre service commercial fonctionne en effectifs réduits mais dispose d’une ligne directe ainsi qu’un accès aux formulaires de demandes de devis disponible sur le site internet de l’agence. Ainsi nous sommes en mesure de réceptionner l’ensemble des demandes de nos prospects
« Notre service production est évidemment affecté par les circonstances exceptionnelles que nous vivons tous aujourd’hui. »
Ainsi, les délais de production sont allongés. Par exemple, la création d’un site internet vitrine de quelques pages qui serai produit en 3 semaines avant le confinement le sera en 5 à 6 semaines en fonction de la disponibilité de nos clients et de leur capacité d’organisation du télétravail chez eux.
« Le ralentissement de notre économie impacte beaucoup de nos clients et nous y compris. Nous sommes conscients qu’il est important d’êtres solidaire avec les entreprises qui en ont besoin c’est pourquoi nous pouvons accepter de rallonger les délais de règlements ou bien le paiement en plusieurs fois. Ces demandes sont étudiées au cas par cas en fonction de la solvabilité et de la demande. »
N’hésitez donc pas à prendre contact avec nous pour vos projets de communication. En cette période de trouble, il est plus que jamais primordial pour les entreprises de maintenir, créer du lien et rassurer ses clients. Il faut également préparer dès maintenant des actions marketing et commerciales pour la sortie du confinement.
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